Van Excel naar een webapplicatie

Veel Nederlandse bedrijven maken gebruik van Excel of Acces om werkzaamheden uit te voeren. In dit artikel bespreken wij de voordelen voor bedrijven om over te gaan naar een online webapplicatie.

Wanneer een webapplicatie?

Excel en gelijksoortige applicaties, zoals Acces, worden overal in de zakelijk wereld gebruikt. Van dataopslag en het analyseren van data tot en met projectplanning. Excel en Access worden soms zelf zo intensief gebruikt dat hierbij wel eens afgevraagd kan worden of dit de beste oplossing is. Dit komt over het algemeen omdat de organisatie met deze applicaties is opgegroeid en ze veelzijdig ingezet kunnen worden.

Ondanks de veelzijdigheid zijn er risico's bij het gebruik van Excel. Voornamelijk voor bedrijven die werken met bedrijfskritische en gevoelige gegevens. Om te helpen bij de keuze om een Excel-werkwijze te verruilen voor een online webapplicatie volgen hier vier reden om dit te overwegen:

• Veiligheid. Natuurlijk kunnen gebruikers wachtwoordprotectie gebruiken in Excel. Echter, het niveau van beveiliging is hiermee erg laag en kan gemakkelijk gehackt worden. Google maar eens en er komen meerdere resultaten naar boven hoe een spreadsheet te kraken. Daarnaast kent Excel geen mogelijkheid tot beheer van gebruikersrechten. Kortom, iedereen kan doen wat hij wil met de data.
  
• Foutgevoeligheid. Het is niet ongewoon om fouten te vinden in spreadsheets, zelfs bij de meest ervaren Excel-gebruiker.  Een goed voorbeeld is het "London Whale" incident waar per ongeluk de SOM functie werkt gebruikt inplaats van het gemiddelde. Zo zijn er nog meer voorbeelden te noemen van grote rampen door kleine Excel-fouten.
• Versiebeheer. Er is een grote kans dat werknemers meerdere Excel spreadsheets naar elkaar sturen om informatie te delen. Hierdoor circuleren er al snel verschillende versies van de bestanden. Uiteindelijk is een medewerker binnen het bedrijf de klos, die alle wijzigingen weer moet samenvoegen tot één kloppend bestand.
• Schaalbaarheid. Als er gekeken wordt naar de dagelijkse operaties op basis van Excel is deze werkwijze niet echt duurzaam voor een groeiend bedrijf. De tijd en inspanning die nodig is om de documenten bij te houden vormen een knelpunt voor de efficiëntie en productiviteit van het bedrijf. De software biedt geen ondersteuning bij realtime datadeling en update meldingen. Hierdoor is het moeilijk voor teams om goed samen te werken en onmiddellijk actie te ondernemen.

Efficiënt samenwerken

Binnen een webapplicatie is het mogelijk om met verschillende gebruikers te werken en aan hen rechten toe te kennen. Daarnaast is het voor iedereen duidelijk wat de taken zijn. Dit zorgt voor een fijne werksfeer, waarbij men niet op elkaar zit te wachten en gezamenlijk naar een doel toewerkt. Als bedrijf kan er ook voor gekozen worden om de webapplicatie beschikbaar te stellen voor werknemers die onderweg zijn of thuis werken.

Wens voor extra functionaliteiten

Binnen een maatwerk webapplicatie is het mogelijk om als groeiend bedrijf nieuwe functies in te bouwen. Denk hierbij aan functies om de data te analyseren of ter ondersteuning van een nieuw bedrijfsproces. De werknemers binnen een bedrijf kunnen een belangrijke rol spelen bij het inrichten van een nieuwe functie. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe functionaliteit snel wordt geaccepteerd binnen het bedrijf. 

Gegevens beschikbaar maken voor derden

Voor een bedrijf kan het interessant zijn om bepaalde informatie te delen met derden. Denk bijvoorbeeld aan het delen van offertes met klanten of de status van de voorraad. In de meeste gevallen worden er dan webservices geschreven, waarbij slechts bepaalde informatie wordt gedeeld met derden. Een goed voorbeeld hiervan is dat klanten kunnen inloggen op de website van het bedrijf om bestellingen of informatie in te zien.

Makkelijk te onderhouden

De webapplicatie is te benaderen via een webbrowser, waardoor je niet keer op keer alle computersoftware hoeft te updaten op elke pc. De webapplicatie staat namelijk op een server en dat brengt zo zijn voordelen met zich mee: er hoeft namelijk maar één webapplicatie onderhouden te worden inplaats van alle computers van de werknemers en dat verlaagt de bedrijfskosten aanzienlijk. Ook met betrekking tot het maken van backups is alles een stuk gemakkelijk geworden. 

Meer weten over het laten bouwen van een webapplicatie?

Neem contact met ons op, wij denken graag met u mee over het ontwikkelen en onderhouden van een webapplicatie. 

Bij Dutchbridge combineren wij techniek en passie al sinds 2006 tot unieke en krachtige online oplossingen. Wij denken actief met u mee en leveren websites en webapplicaties op die uw organisatie verder brengen, nu en in de toekomst.